Datenschutzinformation · Version 2026-10-23

Datenschutzerklärung

Diese Erklärung informiert gemäß Art. 12 bis 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Handballverwaltung und den damit verbundenen öffentlichen und geschützten Bereichen.

1. Verantwortlicher

E-Mail: kontakt@sg-weinstadt.de
Camp-Anfragen: cavallino@sg-weinstadt.de
Passwesen: passwesen@sg-weinstadt.de

Sofern ein Datenschutzbeauftragter gesetzlich bestellt ist, sind dessen aktuelle Kontaktdaten über die Geschäftsstelle erhältlich.

2. Hosting und Serverprotokolle

Die Anwendung wird über Vercel bereitgestellt; die Vereinsdatenbank wird bei Host Europe betrieben. Beim Aufruf können technisch erforderliche Protokolldaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Referrer, Browser- und Geräteinformationen sowie Fehlerdaten. Zweck ist die sichere, stabile Auslieferung, Missbrauchsabwehr und Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb.

3. Technisch notwendige Cookies

Für angemeldete Bereiche werden technisch notwendige Sitzungscookies eingesetzt: handball_session für die Administration und handball_team_session für Mannschaftszugänge. Admin-Sitzungen gelten grundsätzlich 20 Minuten, mit der ausdrücklich gewählten Funktion zum Angemeldetbleiben bis zu 30 Tage; Mannschaftssitzungen gelten bis zu acht Stunden. Das kurzlebige Cookie handball_admin_challenge dient bei aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung für bis zu fünf Minuten der Zuordnung des zweiten Anmeldeschritts. Sitzungscookies sind HttpOnly und im Produktivbetrieb Secure; SameSite schützt die Admin-Sitzung, während das Mannschaftscookie für eingebettete Mannschaftsbereiche im Produktivbetrieb SameSite=None verwenden kann. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise f DSGVO für den angeforderten Zugang und dessen Absicherung. Eigene Analyse- oder Werbecookies werden nicht eingesetzt.

Wenn die Sicherheitsprüfung Cloudflare Turnstile aktiviert ist, wird auf betroffenen Formularen ein Dienst von Cloudflare eingebunden. Dabei werden insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Interaktionssignale zur Unterscheidung menschlicher Eingaben von automatisiertem Missbrauch verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist der Schutz vor Spam und Angriffen. Informationen des Anbieters: Cloudflare-Datenschutzhinweise. Es erfolgt keine Verwendung dieser Prüfung zu eigenen Werbezwecken.

4. Passanträge und Spielrechtsabmeldungen

Wir verarbeiten Namen, Geburtsdatum, Handball-ID beziehungsweise Passnummer, Kontroll-ID, Mannschaft, Antragsart, Vereins- und Spielrechtsangaben, Mitgliedschaftsangaben, Bearbeitungsstatus, Kommentare, Änderungsverlauf, Kontaktdaten und Angaben zur Berechtigung der antragstellenden oder abmeldenden Person. Bei Neuanträgen im bisherigen Passsystem erheben wir zusätzlich die Nationalität und die Erklärung, dass weltweit noch kein Spielrecht in einem Handballverein bestand. Bei Vereinswechseln wird ausschließlich mit Ja oder Nein nach einem laufenden sportrechtlichen Verfahren im Handball gefragt. Strafverfahren, strafrechtliche Verurteilungen und Verfahrensdetails werden dabei nicht abgefragt und sollen nicht über Freitext oder Dokumente mitgeteilt werden.

Zwecke sind die Wahl des richtigen Antragsverfahrens, Spielberechtigungsprüfung, Freigabe, Bearbeitung und Nachweis des Auftrags sowie die Vermeidung fehlerhafter Anträge. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dies für das Mitgliedschaftsverhältnis oder auf Wunsch der betroffenen Person angeforderte Maßnahmen erforderlich ist. Für die Bearbeitung durch Beauftragte, interne Zuständigkeiten, die Dokumentation und die Prüfung möglicher Ansprüche stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigte Interessen sind eine ordnungsgemäße Sportverwaltung und die Aufklärung fehlerhafter Vorgänge. Eine gesetzliche Verarbeitungspflicht wird nur zugrunde gelegt, soweit sie im Einzelfall tatsächlich besteht.

Beim Absenden werden die Bestätigung der geprüften Angaben, die Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise und die Annahme der Nutzungsbedingungen mit Version, Zeitpunkt und Herkunft der Erklärung gespeichert. Bei interner Erfassung wird das bearbeitende Konto zugeordnet. Die erklärten Spielrechtsangaben und die Zuordnung zur Person werden als ursprünglicher Stand dokumentiert; spätere Korrekturen ändern diesen Nachweis nicht. Die Kenntnisnahme dieser Datenschutzerklärung ist keine Einwilligung in die Datenverarbeitung und begründet keine pauschale Haftungsübernahme.

Abmeldungen können als PDF hochgeladen werden. Passnummer und Kontroll-ID werden automatisiert aus dem PDF-Text ausgelesen und zur Kontrolle in das Formular übernommen. Bitte prüft die Werte vor dem Absenden; die Erkennung kann Fehler enthalten. Die Verarbeitung erfolgt in der Anwendung ohne Übermittlung an einen externen KI-Dienst. Die PDF wird nach erfolgreicher Einreichung dem Antrag zugeordnet und verschlüsselt gespeichert. Im Dokumentenbereich können auch Anträge, unterschriebene Anträge, ärztliche Bescheinigungen, Passfotos und weitere erforderliche Unterlagen abgelegt werden. Bitte nur zwecknotwendige Unterlagen hochladen. Die Upload-Funktion allein begründet keine Rechtsgrundlage für Gesundheitsdaten; solche Unterlagen dürfen nur mit einer zusätzlich einschlägigen Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO verarbeitet werden, etwa einer gesonderten ausdrücklichen Einwilligung.

Freigaben werden an die hinterlegten zuständigen Personen für Jugend-, Frauen- oder Männermannschaften gesendet. Ein zeitlich auf sieben Tage begrenzter, signierter E-Mail-Link öffnet genau einen Antrag ohne zusätzlichen Sicherheitscode. Wer den Link besitzt, kann während seiner Gültigkeit auf die freigegebenen Antragsinformationen zugreifen und eine noch offene Entscheidung abgeben. Bitte nicht weiterleiten. Entscheidung, zuständige Person, Zeitpunkt und gegebenenfalls Bemerkung werden dokumentiert. Nach ausdrücklicher Bestätigung der Passabteilung, dass das Spielrecht aktiv ist, kann eine Aktivierungsbestätigung an die ausgewählte E-Mail-Adresse versendet werden. Dabei werden Name, gegebenenfalls Passnummer, Empfängeradresse sowie die Bestätigung und das Versandergebnis mit Zeitpunkt und bearbeitendem Konto beim Antrag dokumentiert. Die bloße Einreichung löst diese Aktivierungsbestätigung nicht automatisch aus.

Wenn Dritte Angaben für eine andere Person machen, stammen die Daten und Erklärungen von dieser antragstellenden oder bevollmächtigten Person. Diese muss die betroffene Person beziehungsweise Sorgeberechtigte auf diese Hinweise aufmerksam machen. Der Verein erfüllt daneben seine eigenen Informationspflichten nach Art. 14 DSGVO, soweit diese bestehen.

5. Mannschafts- und Spielerdaten

Verarbeitet werden Namen, Handball-ID, Geburtsdatum, Registrierungs-, Mitgliedschafts- und Spielrechtsstatus, Mannschaftszuordnung, Funktion, Kommentare und Änderungsprotokolle. Zwecke sind Kaderverwaltung, Spielberechtigungsprüfung, Kommunikation, Saisonorganisation und Nachweis administrativer Änderungen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Zugriff erhalten nur entsprechend berechtigte Vereinsverantwortliche.

6. Cavallino Easter Camp

Bei Camp-Buchungen verarbeiten wir Kontaktname und E-Mail-Adresse der buchenden Person sowie je teilnehmender Person Name, Geburtsdatum, Mannschaft, Funktion, Anreiseart, Unterkunfts- und Zimmerwunsch, Allergien oder Unverträglichkeiten, Preise, Rabatte, Zahlungsstatus und Buchungsverlauf. Zwecke sind Buchung, Durchführung, Betreuung, Sicherheit, Unterkunfts- und Mannschaftseinteilung, Transport, Abrechnung und Kommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Angaben zu Allergien können Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO darstellen; ihre Verarbeitung erfolgt, soweit erforderlich, zum Schutz lebenswichtiger Interessen bzw. auf Grundlage einer ausdrücklich und freiwillig mitgeteilten Information für die sichere Betreuung. Bitte übermittelt nur notwendige Angaben und keine Diagnosen, die für die Durchführung nicht erforderlich sind.

7. Digitale Dauerkarte und Webling

Für die digitale Dauerkarte und den Mitgliederabgleich können Mitgliedsnummer, Name, Funktion, Bild, Mitgliedschafts- und Ticketberechtigung, Gültigkeitszeitraum, Sicherheitstoken und Check-in-Zeitpunkte verarbeitet und mit Webling abgeglichen werden. Zwecke sind Bereitstellung und Prüfung der Dauerkarte, Einlasskontrolle, Missbrauchsvermeidung und Mitgliederverwaltung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in einer zuverlässigen digitalen Zugangs- und Mitgliederverwaltung.

8. Budgets, Ausgaben und Zahlungen

Bei Ausgaben und Camp-Zahlungen werden Beträge, Zwecke, Zuordnungen, Daten, Kontoinformationen, Zahlungsstatus und gegebenenfalls Namen von Zahlungspflichtigen verarbeitet. Zwecke sind Zahlungsabwicklung, Budgetkontrolle, Buchführung und Nachweis. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. E-Mail-Versand über Resend

Transaktions- und Erinnerungsmails werden über Resend versendet. Dabei werden Empfängeradresse, Absender, Betreff, Nachrichteninhalt und technische Versanddaten verarbeitet. Zwecke sind Eingangsbestätigungen, Statusmitteilungen, Freigabe- und Zahlungserinnerungen sowie Stornobestätigungen. Beim Passwesen können außerdem Antrags-PDFs und weitere ausgewählte Unterlagen als E-Mail-Anhang versendet werden. Neben E-Mail-Adressen werden die darin enthaltenen personenbezogenen Daten durch den Versanddienst verarbeitet; Versandversuche und Ergebnisse werden zur Nachvollziehbarkeit dokumentiert. Rechtsgrundlage folgt dem jeweiligen Vorgang, regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Mit eingesetzten Auftragsverarbeitern sind die erforderlichen Verträge und gegebenenfalls Garantien für Drittlandübermittlungen zu unterhalten.

10. Empfänger und Zugriffsberechtigte

Empfänger sind nur Stellen, die Daten für den jeweiligen Zweck benötigen: zuständige Vereinsorgane, Passabteilung, Trainer und Mannschaftsverantwortliche, Camp-Organisation und Finanzverantwortliche sowie technische Auftragsverarbeiter. Für die beantragte Spielrechtsbearbeitung können erforderliche Angaben und Unterlagen an den zuständigen Handballverband beziehungsweise dessen Passstelle übermittelt werden. Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur mit Rechtsgrundlage oder bei gesetzlicher Verpflichtung.

11. Drittlandübermittlungen

Bei global tätigen technischen Dienstleistern kann nicht ausgeschlossen werden, dass Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet oder von dort administrativ zugänglich werden. In solchen Fällen sind ein Angemessenheitsbeschluss, geeignete Garantien – insbesondere EU-Standardvertragsklauseln – und erforderlichenfalls zusätzliche Schutzmaßnahmen zu verwenden. Konkrete Vertrags- und Speicherorte müssen vom Verein regelmäßig anhand der gebuchten Tarife kontrolliert werden.

12. Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie sie für den Zweck, die Vertragsabwicklung, gesetzliche Nachweise oder die Abwehr von Ansprüchen erforderlich sind. Abgelehnte oder erledigte Anträge sollen nach Ablauf angemessener sportrechtlicher und zivilrechtlicher Nachweisfristen gelöscht oder anonymisiert werden. Camp-Buchungs- und Zahlungsunterlagen werden grundsätzlich bis zum Abschluss der Veranstaltung und anschließender Abrechnung aufbewahrt; steuer- oder handelsrechtlich relevante Unterlagen können je nach gesetzlicher Einordnung insbesondere sechs, acht oder zehn Jahre aufzubewahren sein. Gesundheits- und Allergieangaben sollen nach Veranstaltungsabschluss gelöscht werden, sobald keine Ansprüche oder Sicherheitsnachweise mehr entgegenstehen. Antragsdokumente erhalten beim Hochladen standardmäßig ein Löschdatum vier Jahre nach dem Upload. Berechtigte können ein anderes zukünftiges Löschdatum festlegen. Abgelaufene Dokumente werden nicht mehr zum Abruf angeboten und durch die eingerichtete Löschroutine entfernt. Antragsdaten, Erklärungsversionen und Freigaben werden davon getrennt nach den genannten Zweck- und Nachweiskriterien aufbewahrt; die Vierjahresfrist ist keine automatische Löschfrist für den gesamten Antrag. Konten werden nach Entzug der Berechtigung deaktiviert; Sicherheits- und Änderungsprotokolle werden nur für einen angemessenen Nachweiszeitraum aufbewahrt. Der Verein muss hierfür ein verbindliches Löschkonzept organisatorisch umsetzen.

13. Pflicht zur Bereitstellung

Als Pflichtfelder markierte Daten werden benötigt, um den gewählten Vorgang durchzuführen. Ohne sie kann der Antrag, die Buchung oder der geschützte Zugang nicht bereitgestellt werden. Optionale Angaben sind ausdrücklich gekennzeichnet.

14. Minderjährige

Bei Daten Minderjähriger müssen Buchende oder Antragstellende zur Übermittlung berechtigt sein. Die Anwendung richtet sich bei rechtsgeschäftlichen Erklärungen an Sorgeberechtigte oder entsprechend bevollmächtigte Personen. Daten Minderjähriger werden nur für Vereins-, Sport- und Veranstaltungszwecke verarbeitet.

15. Automatisierte Entscheidungen

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Automatische Status- oder Spielrechtsanzeigen unterstützen lediglich die zuständigen Personen; verbindliche Entscheidungen werden organisatorisch geprüft.

16. Sicherheit

Wir verwenden Transportverschlüsselung, HttpOnly-Sitzungscookies, rollenbasierte Berechtigungen, Rate-Limits, protokollierte Verwaltungsänderungen und eingeschränkte Datenbankzugänge. Für aktivierte Admin-Zwei-Faktor-Authentifizierung werden verschlüsselte Authenticator-Geheimnisse sowie ausschließlich gehashte Wiederherstellungscodes und zeitlich begrenzte Anmelde-Challenges verarbeitet. Wiederherstellungscodes sind nur einmal nutzbar. Diese Daten dienen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dem Schutz administrativer Zugänge; Faktorinformationen werden bei Deaktivierung oder Kontolöschung entfernt. Antragsdokumente werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert. Technische Zugriffs-, Datenzugriffs-, Änderungs- und Versandprotokolle unterstützen die Kontrolle berechtigter Verarbeitung und die Fehleranalyse. Trotz sorgfältiger Maßnahmen kann eine absolute Sicherheit nicht garantiert werden. Sicherheitsvorfälle sind unverzüglich an die Vereinsverantwortlichen zu melden.

17. Rechte betroffener Personen

Betroffene haben bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3). Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen, kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten dann nur weiter, wenn zwingende schutzwürdige Gründe überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Kontakt: kontakt@sg-weinstadt.de.

18. Beschwerderecht

Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Für private Vereine in Baden-Württemberg ist regelmäßig der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart, baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

19. Kontakt für Datenschutzanfragen

Anfragen sind an kontakt@sg-weinstadt.de zu richten. Zur Vermeidung unberechtigter Auskünfte kann ein geeigneter Identitätsnachweis verlangt werden.

20. Aktualisierung

Wir passen diese Erklärung bei Änderungen der Verarbeitung oder Rechtslage an. Die jeweils aktuelle Fassung ist dauerhaft über den Seitenfuß erreichbar.

Stand und Datenschutzerklärungs-Version: 23. Oktober 2026